Bir işe alım yazılımının fiyat sayfasındaki rakam, ödeyeceğiniz toplamın genelde bir kısmıdır. Geri kalanı teklif aşamasında sorulmazsa, kurulum başladıktan sonra ortaya çıkar — ki o noktada pazarlık gücünüz kalmamıştır.
Aşağıdaki kalemler kötü niyetten değil, standart olarak paketin dışında tutulmalarından kaynaklanıyor. Sorulduğunda cevabı alınır.
1. Kurulum ve yapılandırma
Süreç akışınızın kurulması, kullanıcı rollerinin tanımlanması, e-posta şablonlarının hazırlanması, başvuru formlarının oluşturulması.
Bazı sağlayıcılar bunu paket içinde sunar, bazıları tek seferlik ücret alır, bazıları "kendiniz yaparsınız" der. Üçüncü durumda maliyet sıfır değil; sadece sizin ekibinizin zamanına dönüşmüştür.
Sorun: Kurulum dahil mi? Değilse ne kadar? Dahilse kaç saat, neleri kapsıyor?
2. Veri göçü
Mevcut aday havuzunuz, geçmiş süreç kayıtları, notlar. Bu, en çok hafife alınan kalem.
Zorluğu şurada: eski veriniz genelde standart değildir. Excel'de farklı formatlarda, e-postada dağınık, bir kısmı taranmış PDF. Bunları yeni sistemin alan yapısına eşlemek gerçek iş.
Sorun: Göçü kim yapıyor? Ücretli mi? Ne kadar sürüyor? Eşleşmeyen alanlara ne oluyor — atılıyor mu, bir nota mı düşülüyor?
Göç planı olmayan bir geçişte ekip iki sistemde birden çalışmaya başlar. Bu, hiç geçmemekten kötüdür.
3. Eğitim
İK ekibi genelde eğitilir. Asıl sorun işe alım yöneticileri: sisteme ayda bir girerler, arayüzü hatırlamazlar, ve kullanmamaya başlarlar.
Sorun: Kaç saat eğitim dahil? Yeni kullanıcı katıldığında tekrar eğitim var mı, ücretli mi? Kendi kendine öğrenilebilecek materyal var mı?
Sistemin başarısızlığı çoğu zaman üründen değil, İK dışındaki kullanıcıların onu benimsememesinden gelir.
4. Entegrasyonlar
"Entegre olur" ifadesi geniş. Somut fark şurada: standart pakette olan entegrasyonlar ile ek ücretli olanlar arasında ciddi fiyat farkı olabiliyor.
Sorun: Hangi iş ilanı siteleri dahil? Takvim entegrasyonu çift yönlü mü? E-posta senkronizasyonu var mı? İK veya bordro sisteminizle konuşuyor mu? Bunların hangileri ek ücretli?
Özel bir entegrasyon gerekiyorsa (kendi kariyer sitenizle, kendi İK sisteminizle) bunun geliştirme maliyeti kimde?
5. Yapay zeka özellikleri
Giderek ayrı fiyatlanan bir kalem. CV analizi, aday eşleştirme, otomatik mülakat, özet üretimi — bunlar temel pakette mi, üst pakette mi, yoksa kullanım başına mı?
Sorun: Kullanım başına ise birim ne? Aday başına mı, analiz başına mı? Aylık bir limit var mı, aşılırsa ne oluyor?
Yüksek hacimli işe alım yapıyorsanız bu kalem lisans ücretini geçebilir.
6. Kullanıcı büyümesi
Kullanıcı başına fiyatlandırmada ekip büyüdükçe maliyet artar — bu beklenen. Beklenmeyen, kimin kullanıcı sayıldığı.
Sorun: Sadece aday görüntüleyip yorum yazan biri tam kullanıcı mı? Ücretsiz veya ucuz bir "değerlendirici" rolü var mı?
Bu tek soru, orta ölçekli bir şirkette yıllık maliyeti ikiye katlayabilir ya da yarıya indirebilir.
7. Depolama ve arşiv
Aday havuzu zamanla büyür. CV'ler, video mülakat kayıtları — özellikle video ciddi yer kaplar.
Sorun: Depolama limiti var mı? Aşılırsa ne oluyor? Video kayıtları ne kadar süre saklanıyor, uzatmak ücretli mi?
8. Destek
Standart destek genelde e-posta ve belirli bir yanıt süresi. Kurulum aşamasında ve bir şey bozulduğunda bu fark yaratır.
Sorun: Standart yanıt süresi ne? Öncelikli destek ek ücretli mi? Destek hangi dilde ve hangi saatlerde?
9. Çıkış maliyeti
En çok atlanan ve en pahalıya patlayan kalem.
Sorun: Sözleşme bitiminde aday verinizi hangi formatta alabiliyorsunuz? Dışa aktarım ücretli mi? Ne kadar sürüyor? Yıllık taahhüt var mı, erken çıkışta ne oluyor?
Bunu sözleşme imzalamadan sormak, iki yıl sonra sormaktan çok daha kolaydır. Cevabın zor alındığı bir sağlayıcı, çıkışta da zorluk çıkaracak demektir.
Karşılaştırma tablosu önerisi
Teklif alırken bu dokuz kalemi bir tabloya koyun ve her sağlayıcıdan yazılı cevap isteyin. Sözlü demo cevaplarıyla yazılı cevaplar arasındaki fark, çoğu zaman kararın kendisidir.
Sonra üç yıllık toplam maliyeti hesaplayın. Liste fiyatına göre en ucuz olan, üç yıllık toplamda en ucuz olmayabilir.
Bir ölçek referansı
Bu kalemler kulağa çok gelebilir, ama işe alım maliyetinin yanında değerlendirmek gerekiyor. Tek bir işe alımın toplam maliyeti — ilan, danışmanlık, harcanan yönetici saati, pozisyonun boş kaldığı süre — genelde yıllık yazılım giderinin yanında büyük kalır.
Doğru soru "bu yazılım pahalı mı" değil, "işe alım başına maliyetimi düşürüyor mu". Bunu cevaplamak için önce mevcut maliyetinizi ölçmüş olmanız gerekir.
Fiyatlandırma modellerinin kendisini ayrı bir yazıda ele aldık.