İşe alım yazılımı fiyatlarını karşılaştırmak, ilk bakışta göründüğünden zor. Sebebi ürünlerin pahalı olması değil, aynı ürünün farklı modellerle satılması — ve bu modellerin sizin kullanım şeklinizle çarpıldığında çok farklı sonuçlar vermesi.
Üç ana model var. Hangisinin size uyduğu, işe alım yapınıza bağlı.
Model 1 — Kullanıcı başına
Sisteme giren her kişi için aylık ya da yıllık ücret. Global platformlarda en yaygın model.
Kime uyar: İşe alımı küçük ve sabit bir ekibin yürüttüğü şirketler. İki kişilik bir İK ekibi varsa bu model genelde en ucuzudur.
Nerede pahalıya patlar: İşe alım kararına İK dışından çok kişi katılıyorsa. Departman müdürleri, teknik değerlendiriciler, üst yönetim — her biri bir lisans demektir.
Burada gizli bir tuzak var: maliyeti kontrol etmek için o kişilere lisans almazsanız, sisteme hiç girmezler. Değerlendirmeler e-postaya döner, notlar sistem dışında kalır ve elinizde eksik veri olur. Yani model, tasarruf ederken sistemin işe yaramasını engelleyebilir.
Sorulacak soru: Sadece görüntüleme ve yorum yapan kullanıcılar için ücretsiz veya ucuz bir rol var mı?
Model 2 — Açık pozisyon başına
Aynı anda kaç ilanınızın açık olduğuna göre ücretlendirme. Kullanıcı sayısı genelde sınırsız.
Kime uyar: Az sayıda pozisyonu çok kişiyle değerlendiren şirketler. Ayrıca işe alımın mevsimsel olduğu yapılarda — yoğun olmayan dönemde pozisyon kapatıp maliyeti düşürebilirsiniz.
Nerede pahalıya patlar: Sürekli çok sayıda açık pozisyonu olan hızlı büyüyen şirketlerde. Ayrıca "açık pozisyon" tanımına dikkat: bir ilanı kapatınca adaylar arşivleniyor mu, erişilebilir kalıyor mu?
Sorulacak soru: Pozisyon sayısı ay içinde dalgalanırsa nasıl hesaplanıyor — anlık mı, ortalama mı, zirve mi?
Model 3 — Hacim veya paket
Yıllık işe alım sayısına, çalışan sayısına ya da sabit bir pakete göre ücretlendirme.
Kime uyar: Öngörülebilir hacimli şirketler. Bütçeleme açısından en rahatı; yıl başında ne ödeyeceğinizi bilirsiniz.
Nerede pahalıya patlar: Hacim tahmini tutmazsa. Alt sınırın altında kalırsanız kullanmadığınıza ödersiniz, üstüne çıkarsanız ek ücret gelir.
Sorulacak soru: Limit aşılırsa ne oluyor — ek ücret mi, otomatik üst pakete geçiş mi, yoksa sistem duruyor mu?
Liste fiyatının göstermediği kalemler
Fiyat sayfasındaki rakam nadiren toplam maliyettir. Teklif alırken şunların yazılı cevabını isteyin:
Kurulum ve yapılandırma. Tek seferlik ücret var mı? Süreç akışınızı kurmak dahil mi?
Veri göçü. Mevcut aday havuzunuzun taşınması ücretli mi? Kim yapıyor, ne kadar sürüyor?
Eğitim. Kaç saat dahil? Ekip büyüdüğünde yeni kullanıcı eğitimi ne oluyor?
Entegrasyonlar. İş ilanı siteleri, takvim, e-posta, İK sistemi — hangileri standart pakette, hangileri ek?
Yapay zeka özellikleri. Bunlar giderek ayrı fiyatlanıyor. Aday eşleştirme, otomatik mülakat, CV analizi paketin içinde mi yoksa kullanım başına mı?
Depolama ve arşiv. Aday havuzu büyüdükçe ek ücret çıkıyor mu?
Destek seviyesi. Standart destek yanıt süresi ne? Öncelikli destek ek ücretli mi?
Sözleşme süresi ve çıkış. Yıllık taahhüt var mı? Erken çıkışta ne oluyor? Verinizi hangi formatta ve ne kadar sürede alabiliyorsunuz — bu ücretli mi?
Son madde en çok atlanan ve en pahalıya patlayanı. Sözleşme imzalamadan önce sormak, iki yıl sonra sormaktan çok daha kolaydır.
Karşılaştırmayı doğru yapmak
Liste fiyatlarını yan yana koymak yerine, kendi rakamlarınızla üç yıllık bir tablo çıkarın:
- Kaç kullanıcı (İK + işe alım yöneticisi + görüntüleyici ayrı ayrı)
- Yılda ortalama kaç açık pozisyon, zirve kaç
- Yılda kaç işe alım
- Hangi entegrasyonlar şart
Bu dört rakamla üç modelin çıktısı bazen iki-üç kat farklı çıkar. Aynı ürün için.
Bir referans noktası
İşe alım yazılımının maliyetini tek başına değil, işe alım maliyetinizin yanında değerlendirmek daha anlamlı. Tek bir işe alımın toplam maliyeti — ilan, danışmanlık, harcanan yönetici saati, boş kalan pozisyonun maliyeti — genelde yıllık yazılım giderinin yanında büyük kalır.
Doğru soru "bu yazılım pahalı mı" değil, "işe alım başına maliyetimi düşürüyor mu" olmalı. Bunu ölçebilmek için de önce mevcut maliyetinizi bilmeniz gerekir — ki çoğu şirket bilmez.