İşe alım yürüten hemen her şirkette aynı durum var: yıllar içinde birikmiş binlerce CV, kimsenin silmediği bir arşiv, ve "ne kadar tutabiliriz?" sorusuna verilmiş net bir cevap yokluğu.
Kanun bu soruya gün sayısıyla cevap vermiyor. Ölçüt amaçla bağlılık: veri, toplandığı amaç için gerekli olduğu sürece saklanabilir. Amaç ortadan kalktığında saklamaya devam etmek için ayrı bir dayanağınız olması gerekir.
Bu soyut geliyor. Pratiğe çevirelim.
Verinizi üç kümeye ayırın
Saklama politikası kurmanın en pratik yolu, tüm aday verisini tek bir süreyle yönetmeye çalışmamak. Üç farklı küme var ve her birinin mantığı ayrı.
1. Başvuru süreci verisi
Adayın belirli bir pozisyona başvurusuyla ilgili her şey: CV, ön yazı, mülakat notları, değerlendirme skorları, yazışmalar.
Toplama amacı o pozisyonun doldurulmasıdır. Pozisyon kapandığında amaç büyük ölçüde sona erer.
Pratikte pozisyon kapandığı gün silmek yapılmıyor — ve makul sebepleri var: işe alınan kişi deneme süresinde ayrılabilir, süreçle ilgili bir itiraz gelebilir. Bu yüzden çoğu şirket kapanıştan sonra sınırlı bir süre daha tutuyor ve bu savunulabilir. Ama o sürenin tanımlı ve yazılı olması gerekir.
2. Aday havuzu verisi
"İleride başka pozisyonlar için değerlendirelim" diye tutulan veri. Türkiye'de en yaygın ve en az düşünülmüş kategori.
Buradaki kritik nokta: bu ayrı bir amaçtır. Aday X pozisyonuna başvurdu; siz onu Y, Z ve gelecekteki tüm pozisyonlar için saklıyorsanız, başvurduğu amacın dışına çıkmış olursunuz. Bu genellikle açık rıza gerektirir.
Rızanın da üç özelliği olmalı: başvuru sürecinden ayrı ve anlaşılır şekilde alınmış, bir süre belirtiyor olmalı ("süresiz" bir cevap değildir), ve geri alınabilir olmalı.
Sık yapılan hata, başvuru formunun altına tek bir onay kutusu koyup her şeyi ona bağlamak. Değerlendirme için işleme ile havuzda tutma farklı amaçlardır; tek kutu ikisini birden karşılamaz.
3. Hukuki yükümlülük kapsamındaki kayıtlar
İşe alınan kişiye dair özlük kayıtları, sözleşmeler, bordro. Bunların kendi mevzuat süreleri vardır ve amaçla bağlılığın istisnasıdır.
Bu kümeyi diğer ikisiyle karıştırmamak önemli — burada süre kısaltamazsınız.
Asıl soru: süre dolunca ne oluyor?
Politikanızda "2 yıl" yazıyorsa ve sistemde 6 yıllık CV duruyorsa, durum politikası olmamaktan daha kötüdür. Çünkü yazılı bir taahhüde aykırılık oluşturur ve bunu siz belgelemişsinizdir.
Pratikte üç şey gerekiyor:
Otomatik olması. Elle silme yapılmaz. Kimse takvime "3 yıl önceki adayları sil" diye not düşmez. Sistem süreyi takip edip bir işlem başlatmalı.
Silmenin gerçekten silmesi. Pek çok sistemde "sil" kaydı pasife alır. Bu ikisi çok farklı şeyler. Sağlayıcınıza doğrudan sorun: silme işlemi kaydı gerçekten kaldırıyor mu, yedeklerden ne oluyor, ne kadar sürede?
Anonimleştirme seçeneğinin bilinmesi. İstatistik tutmak istiyorsanız — kaç başvuru geldi, hangi kanaldan, süreç ne kadar sürdü — bu veriyi kişisel veri olmaktan çıkarıp saklayabilirsiniz. Anonimleştirme geri döndürülemez olmalı; "adı sildim ama telefonu duruyor" anonimleştirme değildir.
Adayı bilgilendirmek
Saklama süresi, aydınlatma metninde adaya söylenmesi gereken bilgilerden biri. Yani sadece iç politika değil, dışa açık bir taahhüt.
Bu aslında işi kolaylaştırıyor: metni yazarken süreleri netleştirmek zorunda kalırsınız, ve yazdığınız süre operasyonu da bağlar.
Silme talebi geldiğinde
Aday size başvurup verilerinin silinmesini isteyebilir. Bu talebin karşılanabilmesi için önce bulunabilmesi gerekir.
Test edin: bir aday adı verildiğinde, o kişiye ait tüm veriyi kaç dakikada toplayabiliyorsunuz? CV ATS'de, mülakat notu bir dokümanda, yazışma gelen kutusunda, bir referans notu WhatsApp'ta ise — cevabınız muhtemelen "toplayamıyoruz".
Veriyi tek sistemde toplamanın uyumluluk açısından en somut faydası budur. Dağınık veriyi silemezsiniz, çünkü nerede olduğunu bilemezsiniz.
Pratik bir başlangıç
Sıfırdan politika yazmaya çalışmak yerine üç adımla başlayın:
- Envanter çıkarın. Aday verisi şu anda hangi sistemlerde duruyor? Muhtemelen sandığınızdan fazla yerde.
- Üç kümeyi ayırın ve her birine bir süre yazın. Mükemmel olması gerekmiyor, tanımlı olması gerekiyor.
- Sistemin bunu uygulayıp uygulayamadığını kontrol edin. Uygulayamıyorsa politika kağıt üstünde kalır.
Üçüncü adım genelde en çok sürprizin çıktığı yerdir.
Jobbar.AI'nin saklama süreleri, veri kategorileri ve imha yaklaşımı için KVKK aydınlatma metnimize bakabilirsiniz. İşe alımda veri işlemenin geneli için KVKK uyumlu işe alım yazısı daha kapsamlı bir çerçeve sunuyor.